Invoice Maker Pro

Build 2.7.26.2531

Professionelle Rechnungssoftware mit Unterstützung von WORM‑Archivierung und DSGVO‑freundlicher Offline‑Speicherung

Invoice Maker Pro ist die leistungsstarke Desktop‑Software für Selbstständige, Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen, die Rechnungen schnell, sicher und gesetzeskonform erstellen möchten. Die Anwendung kombiniert eine intuitive Bedienung mit umfassenden Funktionen für Rechnungsstellung, Archivierung, Kundenverwaltung und Bestandsführung – vollständig lokal auf Ihrem Windows‑System, ohne Cloud‑Abhängigkeit.

Für den GoBD‑konformen Betrieb unterstützt die Software die revisionssichere Ablage auf verschlüsselten WORM‑fähigen Speichersystemen, z. B. der Synology DS+ Serie.

Um auch vor einem eventuellen Stromausfall geschützt zu sein, sollte man sich zusätzlich noch mit einer Unterbrechungsfreien Stromeinheit (USV) absichern, damit keine Daten im Ernstfall verloren gehen und es nicht zu einer Erklärungsnot vor den Behörden kommt. Im Idealfall versorgt die USV Einheit das gesamte lokale Netzwerk (Switch / Router und alle angebundenen NAS Systeme).

Hinweis zur GoBD-Konformität: Diese Lösung bietet die notwendigen technischen Schnittstellen und Schutzmaßnahmen (Steuerung des WORM-Speichers, Verschlüsselung, Protokollierung) gemäß GoBD. Die revisionssichere Ablage setzt eine geeignete, kundenseitig bereitgestellte Hardware (z. B. Synology NAS mit WriteOnce-Support) voraus. Die finale rechtliche Konformität hängt zudem von der individuellen Verfahrensdokumentation und den internen Prozessen des Anwenders ab. Eine Rechts- oder Steuerberatung ist nicht Bestandteil dieser technischen Bereitstellung.

Rechnungs-Editor

Maximale Flexibilität: Erstellen Sie Rechnungen wahlweise in Brutto, Netto oder steuerfrei – exakt passend für Ihre Kundenstruktur.
Intelligentes Artikel-Management: Nutzen Sie Aufgaben- oder Kataloglisten mit individuell anpassbaren Preisen und Steuersätzen für höchste Flexibilität.
Multisteuer-Support: Definieren Sie beliebig viele Steuersätze pro Rechnung – ideal für komplexe Abrechnungen.
Vollautomatische Verwaltung: Verlassen Sie sich auf die automatische Vergabe von Rechnungsnummern und Datum, um manuelle Fehler auszuschließen.
Lagerbestand im Griff: Profitieren Sie vom automatischen Bestandsabgleich inklusive proaktiver Warnung bei Mengenüberschreitungen.
Individuelle Kopfzeilenerweiterung: Nutzen Sie 4 frei definierbare Kopfzeilenelemente, die Sie je nach Bedarf einfach an- oder abschalten können.
Präzise Buchhaltung: Eine detaillierte MwSt.-Berechnung sorgt für absolute Transparenz und Korrektheit gegenüber dem Finanzamt.
E-Rechnungs-Standard (EN 16931): Automatischer Export als PDF und UBL (xRechnung) – erfüllen Sie mühelos die neuesten EU-Normen.
Sichere Archivierung: Jede Rechnung wird für Ihre Unterlagen vollautomatisch archiviert.
Direktversand & Druck: Drucken Sie Rechnungen ohne Umwege direkt aus der Anwendung oder wickeln Sie Gutschriften mit wenigen Klicks ab.
Intelligente Suche: Finden Sie Katalogeinträge oder Aufgaben sofort durch die Suchfunktion mit Echtzeitfilter.

Archiv / Report

Optimale Buchhaltungsvorbereitung: Exportieren Sie Ihre Umsatzreports direkt nach MS-Office oder SM-Office – ideal für die schnelle und fehlerfreie Weitergabe an Ihren Steuerberater.
Blitzschnelle Datenübernahme: Erstellen Sie neue Rechnungen mit nur einem Klick auf Basis vorhandener Dokumente.
Volle xRechnungs-Unterstützung: Erfüllen Sie moderne Standards durch den kombinierten Versand von PDF- und UBL-Anhängen direkt aus der Software.
Nahtlose Archivierung: Der direkte Zugriff auf ein WORM-Laufwerk macht eine manuelle Synchronisation überflüssig.
Smart-Search: Intuitive Echtzeit-Filterung, die Ordnung in Ihr Archiv bringt und wertvolle Arbeitszeit für das Wesentliche freischaufelt.
Rechtssicherheit: In Verbindung mit einem angeschlossenen WORM-Speicher verwandelt sich Ihr Archiv in einen digitalen Tresor, der Ihre Dokumente nicht nur sicher verwahrt, sondern auch im Einklang mit der GoBD revisionssicher für die Ewigkeit versiegelt.
Manipulation ausgeschlossen: Automatisierte Erstellung eines revisionssicheren Verfahrensprotokolls innerhalb des WORM-Speichers, inklusive SHA-256 Hashwerten zur Sicherstellung der Datenintegrität aller archivierten Dokumente.
Datenkonsistenz: Automatischer Integritäts-Check des WORM-Speichers beim Öffnen oder der Anzeigen des Archiv-Logs. Schützt vor unbemerkten Datenverlusten und ermöglicht die frühzeitige Erkennung von schleichendem Datenzerfall (Bitrot).

Druckvorschau

Volle Übersicht: Betrachten Sie bis zu 6 Seiten gleichzeitig für einen schnellen Dokumenten-Check.
Fehldrucke vermeiden: Nutzen Sie den Testdruck, um Layouts sicher zu prüfen, bevor Ressourcen verbraucht werden.
Smarte Lupenfunktion: Automatisierte Bildanpassung oder individueller Zoom (10–500 %) für maximale Detailgenauigkeit.

Katalog / Aufgaben

Flexible Stammdaten: Legen Sie Artikel und Aufgaben im Handumdrehen an – auf Wunsch direkt verknüpft mit Kunden oder spezifischen Objekten.
Individuelle Preis- & Steuerlogik: Volle Freiheit bei der Vergabe von Steuersätzen sowie Einzel-, Einheits- oder Stundenpreisen.
Lager & Synchronisation: Behalten Sie Bestandsmengen im Blick und nutzen Sie die SSH-Synchronisation für einen stets aktuellen gespiegelten Online-Katalog.
Intelligente Automatisierung: Verlassen Sie sich auf die automatische Vergabe von Artikel-IDs und den integrierten Dublettenschutz für Katalognummern.
Speed-Workflow: Editieren Sie Daten direkt im Raster (Inline-Editing) und finden Sie alles sofort über die Echtzeit-Suche.

Kundenverwaltung

Intelligente Nummerierung: Profitieren Sie von der automatischen Kundennummern-Vergabe, die Sie bei Bedarf jederzeit individuell anpassen können.
Höchste Datenqualität: Die integrierte Duplikatüberprüfung verhindert zuverlässig doppelte Kundennummern und sorgt für einen sauberen Datenbestand.
Nahtloser Workflow: Sparen Sie wertvolle Zeit durch die automatische Übernahme der Kundendaten direkt in Ihre Rechnungen.
Maximale Übersicht: Bearbeiten Sie Daten direkt im flexiblen Datenraster und nutzen Sie praktische Anzeigefilter für eine effiziente Verwaltung.
Blitzschnelle Suche: Finden Sie jeden Kontakt sofort dank der Echtzeit-Filterfunktion – Ergebnisse erscheinen bereits während der Eingabe.
Perfekte Office-Anbindung: Erweitern Sie Ihre Möglichkeiten durch die optionale Integration von Outlook- und Office-Funktionen für eine reibungslose Kommunikation.

Einstellungen

Individuelles Design: Flexible Anpassung von Kopf- und Fußzeilen sowie einfacher Import Ihres Briefkopf-Logos (BMP/JPG).
Globale Flexibilität: Sämtliche Sprachelemente sind frei editierbar; zudem werden internationale Zahlen- und Währungsformate vollständig unterstützt.
Maßgeschneiderte Ansicht: Konfigurierbare Rechnungsdarstellung und Wahl zwischen hellem oder dunklem User-Interface (Dark Mode)
Optimierter Output: Zentrale Steuerung der Standard-Druckereinstellungen und Barcode-Parameter (Schwellwert/Austastlücke).
Nahtlose Kommunikation: Integrierte SMTP-Konfiguration für sicheren E-Mail-Versand via SSL/TLS.
Vielseitiger Export: Direkte Schnittstellen für Report-Exporte nach MS-Office und SoftMaker Office.
Sichere Synchronisation: SSH-Konfiguration für den automatisierten Datenabgleich mit entfernten Beständen.
Aussehen & Ergonomie: Individuell anpassbare Schriftgrößen und Skalierungsfaktoren für die Benutzeroberfläche (GUI).

Sonstiges

Maximale Datensicherheit: Dank der integrierten Backup-Funktion sind Ihre Projektdaten jederzeit zuverlässig gesichert.
Immer auf dem neuesten Stand: Die integrierte Update-Funktion versorgt Sie automatisch mit den aktuellsten Features und Sicherheits-Patches.
Direkter Draht zum Entwickler: Schnelle Hilfe durch die eingebaute Support- und Feedback-Schnittstelle inklusive umfassender Hilfe-Dokumentation.
Zukunftssichere Performance: Optimiert für alle Windows 64-Bit Systeme (x64 / ARM64) auf Basis der neuesten .NET 10 Technologie.
Transparente Datenhaltung: Effiziente und offene Datenverwaltung via XML für maximale Flexibilität.
Optimiert für Profi-Displays: Perfektes Arbeiten ab WQHD oder UHD (4K) für maximale Übersicht.
Gestochen scharfe Darstellung: Voller High-DPI Support für eine brillante Anzeige auf modernen Monitoren
Volle Windows 11 Unterstützung: Uneingeschränkt kompatibel mit der aktuellsten Version (25H2)

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist die Software wirklich konform mit der E-Rechnungspflicht ab 2025/2026?

Ja. Invoice Maker Pro erzeugt voll valide E-Rechnungen im XRechnung-Standard (UBL). Damit erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen für den B2B-Rechnungsverkehr und die Übermittlung an Behörden.

Was bedeutet „WORM-Archivierung“ und brauche ich das?

WORM steht für Write Once Read Many. Für die GoBD-Konformität müssen Rechnungen revisionssicher (unveränderbar) archiviert werden. Die Software unterstützt dies durch die direkte Ablage auf entsprechenden Speichersystemen (z. B. Synology DS+ Serie), ohne dass Sie teure Cloud-Abos benötigen.

Wo liegen meine Daten?

Ausschließlich bei Ihnen. Es gibt keinen Cloud-Zwang. Kundenstamm, Rechnungsdaten und Historie werden lokal auf Ihrem System oder Ihrem eigenen Server/NAS gespeichert. Das ist der sicherste Weg für den Datenschutz (DSGVO) und Ihre Souveränität.

Was passiert nach Ablauf der 10-jährigen Sperrfrist?

Sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, wechselt der Status der Dokumente automatisch von „Gesperrt“ auf „Offen“. Ab diesem Moment können Sie entscheiden, ob die Daten für weitere Jahre archiviert oder im Sinne der DSGVO (Recht auf Vergessenwerden) endgültig gelöscht werden sollen.

Kann ich den Speicherplatz bei Bedarf erweitern?

Ja. Das System ist modular aufgebaut. Sollte Ihr digitales Archiv wachsen, lässt sich das Speicherkontingent jederzeit flexibel erhöhen, ohne die bestehenden WORM-Schutzfristen zu beeinflussen.

Was passiert bei einem Hardware-Defekt oder Diebstahl?

Dank der Spiegelung (SHR/RAID) auf mindestens zwei Synology-Enterprise-Platten, ist Ihr Archiv gegen den Ausfall eines Laufwerks geschützt. Bei einem Diebstahl greift die militärstandardisierte Volume-Verschlüsselung der DS+ Serie: Ohne Ihren privaten Schlüssel sind die Daten auf den Festplatten für Fremde absolut unlesbar.